Erasme - Secrétaire de service - Clinique de Fertilité - CDI - 38h

Détails de la société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Sous la supervision directe de la secrétaire responsable de pôle et en collaboration avec le Médecin Chef de Clinique, vous jouez un rôle clé dans le support administratif et l’accueil des patients en traitement d’infertilité (inséminations, FIV, etc.) au sein de l'unité de monitorage journalier.

Vos missions principales :

• Accueil téléphonique et physique des patients : Vous gérez les appels des patients entrant en cycle et ceux en cours de traitement, tout en assurant un accueil chaleureux et professionnel au sein des consultations.
• Gestion des boxs et consultations : Organisation de l'accueil des consultations et des espaces de soins pour garantir un environnement optimal.
• Suivi administratif des traitements : Vous gérez les emails et dossiers des patientes, préparez les dossiers hebdomadaires pour la réunion de staff, et suivez les informations relatives aux traitements en cours (FIV, inséminations, etc.).
• Préparation et suivi des dossiers : Vous vous occupez de la préparation des dossiers nécessitant des choix médicaux, tels que le choix d’un donneur de sperme, et assurez la transmission des informations nécessaires aux différents services.
• Gestion des check-lists et examens cliniques : Vous suivez les démarches administratives pour les patients démarrant un traitement, y compris la mise à jour des prises de sang et l’encodage des examens cliniques.
• Gestion des consentements et des inséminations : Vous veillez à l'encodage des consentements et des actes médicaux, y compris les inséminations.
• Rédaction et envoi de courriers médicaux : Vous rédigez et gérez l’envoi de courriers médicaux aux médecins traitants, gynécologues et patients à l’issue de leurs cycles de traitement.
• Suivi des grossesses et des cycles : Vous assurez le suivi administratif des grossesses et encodage des cycles de procréation assistée dans la base de données nationale.
• Gestion des stocks : Vous prenez en charge la gestion des stocks de matériel de bureau pour le bon fonctionnement de la clinique.

Cette fonction exige une grande rigueur, un excellent sens de l’organisation et une capacité à travailler dans un environnement dynamique et exigeant.

Profil

• Bachelier : Un atout précieux pour réussir dans ce rôle.
• Maîtrise parfaite du français : Une communication fluide et sans faille.
• Compétence en anglais : À l'oral comme à l'écrit, pour une aisance internationale.
• Connaissance du néerlandais : Un plus, mais pas essentiel. Toute autre langue est un atout supplémentaire.
• Esprit d'équipe : Vous aimez collaborer, et vous êtes capable de travailler sous pression tout en restant performant.
• Polyvalence et flexibilité : Vous savez vous adapter rapidement aux situations et aux défis.
• Aise avec les outils informatiques : Vous êtes à l’aise avec les technologies modernes et les logiciels bureautiques.
• Passionné par l'apprentissage : Vous aimez relever des défis et développer de nouvelles compétences.
• Connaissance des terminologies médicales : Un avantage certain pour ce poste.
• Patience et empathie : Vous avez une approche humaine et bienveillante.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) : Essentiel pour être efficace et organisé au quotidien.

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