center
Description de fonction

Secrétaire du Service d'Ophtalmologie (H/F/X) - CDR - 20h

Détails de la société

Travailler à l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola, c’est rejoindre l’équipe du seul hôpital belge exclusivement dédié aux enfants et aux adolescents.

Il a pour missions :

  1. De soigner et d’accompagner l’enfant, l’adolescent et ses proches, par une prise en charge globale, multidisciplinaire, humaniste et d’excellence;
  2. D’assurer un enseignement et une recherche de haut niveau par une démarche continue d’innovation et de développement des connaissances;
  3. De contribuer activement à l’éducation à la santé.

    En mettant tout en œuvre pour le bien-être de l’enfant, notre hôpital contribue à ce qu’il soit acteur de son propre développement et s’épanouisse dans la société.

    En rejoignant l’équipe de l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola, vous partagez et défendez des valeurs centrées sur l’intérêt de l’enfant, la qualité et la fiabilité, l’amélioration continue, la collaboration et le respect.

    L’HUDERF est l’un des deux hôpitaux spécialisés du réseau Iris de la Ville de Bruxelles et du CHU Bruxelles. Il est également un centre universitaire, agréé par l'ULB et la VUB et est le lieu principal de l’activité académique de pédiatrie de l’ULB. Il compte 183 lits, près de 200.000 patients en ambulatoire, dont 25.000 urgences et plus de 43.000 journées d’hospitalisation par année. 950 personnes y travaillent aujourd’hui, parmi lesquelles près de 235 médecins et 540 soignants et/ou paramédicaux

Présentation du service

Le secrétariat du service de l'ophtalmologie fait partie des Accueils Décentralisés de l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola.

Les Accueils Décentralisés appartiennent au Département S.A.S. (Secrétariats médicaux, Accueils et Service social).

Environ 20 Accueillants constituent l’ensemble de l’effectif des Accueils Décentralisés.

Les accueils « prise de rendez-vous » sont placés sous la responsabilité directe du responsable des accueils décentralisés.

Le Département S.A.S. est placé sous la responsabilité du responsable administratif(ve) et financier(e). lui / elle-même sous la responsabilité directe du directeur général.

L’hôpital est dirigé par le directeur général.

Fonction

Missions du poste

La mission principale consiste à assurer le secrétariat de la Clinique de l’Ophtalmologie.

Le travail se répartit comme suit :

  1. Gestion des mises au programme au quartier opératoire et des examens complémentaires.
  2. Gestion des communications pour les RDV combinés des patients et autres centres
  3. Gestion du courrier médical
  4. Secrétariat des tâches académiques en relation avec l'activité du chef de service
  5. Rédaction de documents divers : attestations, brochures, …
  6. Gestion congés des médecins et transmission de ces informations aux accueils décentralisés
  7. Collaboration au bon fonctionnement du service
  8. Encadrement et suivi des patients
  9. Collaboration avec les accueils décentralisés et les autres services de l'hôpital
  10. Gestion boite e-mail ophtalmologie
  11. Gestion de l’occupation des bureaux
  12. Gestion de la planification ainsi que l’optimisation des plages de RDV’s via le logiciel interne QPlanner
  13. diverses tâches administratives (économat, classements, etc.)

La secrétaire affectée à ce poste devra pouvoir :

  • Collaborer au bon fonctionnement du service
  • Travailler aisément en équipe
  • Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
  • Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
  • Gérer les priorités

    L’accueillant suivra et appliquera obligatoirement les formations suivantes :

  • Comment gérer l’agressivité et la violence du patient et de sa famille
  • L’hygiène des mains
  • Identito vigilence
  • Communication

    La secrétaire est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en œuvre.

    Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à l’approbation de sa hiérarchie (N+1).

    La secrétaire est en contact direct avec différents services de l’hôpital : archives médicales, accueil décentralisé. Elle assure le lien entre son service et les différents secrétariats médicaux de l’hôpital. Ponctuellement, elle entre en contact avec les unités de soins.

    La secrétaire doit répondre à toute demande extérieure à l’institution hospitalière concernant la prise en charge des patients.

Profil

Conditions d’accès

  • Posséder un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ou d’un Bachelor
  • Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l’examen SELOR)
  • Satisfaire aux conditions du profil

Compétences requises pour le poste

Savoir :

Il serait intéressant que la secrétaire qui postule pour le poste possède une connaissance générale de l’hôpital.

La secrétaire doit utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite d’examen de Selor).

Savoir-faire :

La secrétaire doit avoir une orthographe irréprochable et être capable d’utiliser les logiciels Word, Excel et les logiciels de prise de rendez-vous (QPlanner).

Elle doit également être capable de rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application.

Savoir être :

La secrétaire est tenue au respect du secret médical. Elle doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités. La ponctualité est indispensable.

Elle devra être disponible dans les moments où l’abondance de travail pourrait la réclamer.

La secrétaire doit être capable de s’intégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.

Elle fera preuve d’initiative mais toutefois dans les limites de sa compétence.

Elle doit être à l’écoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de l’accueil et du contact humain.

Missions et valeurs

La secrétaire adhère aux missions et valeurs véhiculées par l’HUDERF qui sont résumées ci-dessous :

  • Intérêt de l’enfant
  • Collaboration
  • Respect
  • Qualité & Fiabilité
  • Amélioration continue

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)

Offre

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet du CHU Brugmann et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

  • Publiée le:lun. 15 juillet 2019
  • Lieu: Bruxelles
E-mail
Veuillez patienter durant le traitement de votre demande
Mail vers vos amis
Mail(s) envoyé avec succès
Une erreur c'est produite, veuillez contacter votre administrateur système
[fermer]